L’assistant(e) administratif(ve) supervise les fonctions quotidiennes d’un bureau ou d’une entreprise. Cette personne peut gérer le personnel administratif tel que les secrétaires, les assistants et les commis de bureau, ce qui permet aux supérieurs hiérarchiques d’avoir plus de temps pour effectuer les tâches de gestion.

devoirs et responsabilités

  • Tenir des dossiers, traiter des données et s’occuper du secrétariat.
  • Trier et distribuer le courrier entrant aux services et au personnel, et expédier le courrier sortant.
  • Répondre aux demandes téléphoniques des clients, s’occuper des visiteurs et aider les autres membres du personnel de l’organisation à répondre à leurs demandes.
  • Utiliser du matériels de bureau tel que des photocopieurs, des ordinateurs et des télécopieurs.
  • Assumer d’autres tâches telles que des fonctions bancaires, de contrôle du crédit ou de paie.
  • Trier le courrier.
  • Répondre au téléphone.
  • Travailler avec les bases de données. Travailler avec les organismes de sécurité.
  • Se charger de la gestion de l’inventaire.
  • S’occuper des factures et des reçus.
  • Minimiser les dépenses de bureau.
  • Assurer la maintenance des équipements et du matériel de bureau.
  • Faire respecter les protocoles de bureau.
  • Négocier avec les fournisseurs et les prestataires de services.

Compétences

  • Compétences de premier ordre en matière d’écoute, de grammaire, de calcul, de compréhension, de présentation et de communication (écrite et orale).
  • Capacité de travail en équipe.
  • Utilisation de logiciels.
  • Préparation des budgets, des documents commerciaux et des rapports.
  • Preuve de professionnalisme et de ponctualité.
  • Suivi et mise en œuvre des politiques et objectifs de l’entreprise.
  • Être fiable et raisonnable.

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