L’agent(e) de réservation communique avec les clients par téléphone et utilise des systèmes informatiques pour compiler les informations nécessaires à la réservation du client. Il/Elle explique les voitures et les options de prix disponibles pour les dates où le client a besoin du véhicule et note le choix du client dans le système.
Les agents d’entretien de voiture sont chargés de :
- Traiter et comptabiliser les paiements.
- Sélectionner et confirmer les réservations.
- Tenir à jour le calendrier et la base de données des réservations.
- Tenir à jour les données ; générer et mettre en forme des rapports et autres documents en utilisant une gamme complète de logiciels, notamment des tableurs, des logiciels de traitement de texte, de publication assistée par ordinateur, de gestion de bases de données, de présentation, etc. Les tâches de bureau comprennent des tâches telles que répondre au téléphone, recevoir et distribuer des messages, constituer et tenir à jour des dossiers, trier le courrier, préparer la correspondance courante.
- Effectuer des calculs mathématiques et des rapprochements manuellement à l’aide d’une calculatrice.
- Enregistrer, organiser et classer les informations et les données pertinentes.
- Répondre aux demandes de renseignement et aux plaintes du public de manière efficace et avec tact.
- Traiter les paiements, les demandes d’organisation d’événements, les contrats de réservation et les commandes de fournitures par téléphone, par courrier et par voie électronique.
- Imprimer, copier et coordonner la distribution des documents, y compris les différents types de correspondance.
- Établir la priorité de la charge de travail et des tâches, en respectant les exigences du calendrier des tâches tout en étant confronté à des interruptions et des distractions.
Compétences
- Connaissances des principes et techniques utilisés dans l’organisation, la coordination et la tenue des dossiers et des systèmes de classement.
- Connaissances des principes et techniques utilisés pour la facturation, l’enregistrement et le rapprochement des paiements, et le traitement de l’argent sous diverses formes.
- Connaissances en matière de planification, calendriers et systèmes de réservation.
- Connaissances des principes et techniques utilisés dans l’organisation, la coordination et la tenue des réservations de location.
- Connaissances des ordinateurs et logiciels courants, y compris les appareils de communication électronique et les enregistrements de base de données.
- Connaissances des techniques de service à la clientèle.
